Sistem pengarsipan yang digunakan oleh Prodi Management Aset adalah sistem tanggal. Sistem ini digunakan karena mengikuti sistem pengarsipan yang sebelumnya. Data-data yg diarsipkan disana diantaranya:
· Kalender
· Soal ujian
· Nilai ujian
· Srt tgs
· Anggaran
· Umk
· Buku besar
· Srt keputusan
· Srt kluar an
· SM jur&pu dll
· SM direktorat
· Bk besar
· Nilai uts
· Soal ujian
Untuk mencari data, yang menjadi kata kuncinya selain tanggal adalah prihal. Sedangkan untuk arsip-arsip besar diserahkan kepada jurusan. Untuk alat yang digunakan dalam pengarsipan ini adalah folder. Yang dibedakan berdasarkan surat masuk atau keluar, tujuan atau pengirim.
Surat yang baru masuk dan keluar sebelum diarsipkan, dokumen-dokumen tersebut ditumpuk di atas meja. Untuk arsip yg sudah tidak terpakai biasanya dibuang. Arsip-arsip tersebut diantaranya:
· Undangan
· surat2 yg krg memiliki nilai.
Pembuangan arsip tersebut biasanya dilakukan setelah dokumen tersebut kadaluarsa atau menunggu sampai 1 tahun. Jadi tidak semua file dihilangkan, jika memiliki nilai maka akan diarsipkan.
Untuk mencari suatu dokumen memerlukan waktu ± 5 menit.
Dari beberapa survey yang dilakukan di Polban, sistem pengarsipan dapat dibagi berdasarkan:
· Masuk / keluar
· Pengirim
· Penerima
· Sifat dokumen itu sendiri
· Perihal
· Tanggal
Sedangkan untuk mengurutkan dokumen-dokumen tersebut dapat menggunakan sesuai dengan:
· Alfabetical
· Number
· Lokasi
· Kombinasi
Biasanya semakin besar perusahaan atau organisasi tersebut maka semakin berfariasi sistem pengarsipan yang mereka gunakan. Hal ini dikarenakan, semakin banyak dokumen yang mereka dapat dan diarsipkan sehingga banyak kata kunci yang digunakan agar pada saat mencarinya akan lebih mudah. Berbeda dengan perusahaan atau organisasi kecil.
Untuk mencari suatu dokumen biasanya menghabiskan waktu 3-5 menit.
Alat-alat yang digunakan untuk pengarsipan ini, diantaranya:
· Folder
· File cabinet
· Baki surat
· Komputer (softcopy)
¶ Tips : agar lebih aman, dokumen yang kita arsipkan kita simpan di e-mail kita. Sehingga pada saat kita membutuhkan dokumen tersebut kita dapat mencarinya di e-mail kita. Walaupun kita sedang jauh dari kantor. Berada di tempat entah berantah.
